진짜 최종파일을 없애는 방법

검색어로 "진짜 최종 짤"이라고 입력하면 위와 같은 이미지가 검색됩니다. 이와 비슷한 짤이 많은데 크리에이티브 업계의 고질적인 문제를 보여주는 장면들을 발견할 수 있습니다. "최종_수정_진짜최종_이번이마지막.jpg" 같은 파일명은 누구나 한 번쯤 겪어봤을 법한 현상이죠. 이 재미있는 현상 뒤에는 사실, 비효율적인 커뮤니케이션으로 인한 문제가 숨어 있습니다.

진짜 최종 파일이 생기는 진짜 이유

크리에이티브 업계에서 프로젝트는 여러 단계의 수정과 승인 과정을 거칩니다. 그러나 종종 이 과정에서 의사소통이 명확하지 않거나, 이해 관계자들 간의 커뮤니케이션이 충분히 이루어지지 않아 '진짜 최종 파일'이 대량 양산되는 현상이 발생합니다. 이는 프로젝트의 효율성을 떨어뜨리고, 추가 작업과 시간 낭비를 초래합니다. 이해관계자들이 많고, 단계별로 승인을 받아야하는 주체도 많기때문에 어쩔 수 없는 부분도 있습니다. 대부분의 작업자들이 마지막이라고 생각하고, 작업 결과물을 공유하지만 어떤 피드백이 추후에 또 생길지 모르기 때문입니다. 글의 제목과는 모순되지만 진짜 최종 파일이 생기는 것 자체를 막기는 현실적으로 어렵습니다.

진짜 최종 파일의 짤을 보면서 몇 가지를 생각이 들었습니다. 첫번째는 반복되는 작업으로 인해 고통받는 작업자의 모습이구요. 두번째로는 파일과 버전관리가 현업에서는 제대로 되고 있지 ​않는다는 겁니다. 짤에서 보이는것보다 체계적으로 관리되고 있을 수 있지만 이런 파일 관리 방식의 문제점은 제목만 봐서는 어떤부분이 어떻게 수정되었는지 알기가 어렵다는 것입니다. 작업 이력 관리를 위해서 사용하는 각자의 네이밍 방식도 다르고, 네이밍 만으로는 파일 안에 변경사항까지는 추적이 어렵습니다. 변경사항을 따로 기록해둔 문서나 이메일이 있다고 하더라도 각기 다른 버전의 파일을 열어서 여러개의 창을 띄워서 비교하는 장면을 상상하는것만으로 이미 골치가 아픕니다.

어떻게 하면 개선할 수 있을까

크리에이티브 업계는 여러가지 주체가 있고, 니즈가 다릅니다. 갑은 본인이 원하는 바를 좀더 간편하게 전달하고 싶어하고, 을은 피드백만 보고도 바로 작업할 수 있도록 정확한 피드백을 원합니다. 그밖에 프로젝트에 관계자들은 어떤 부분이 어떻게 변경되었는 지 알고싶어 합니다. 더군다나 예전에는 이 과정이 순차적으로 이뤄졌는데 요즘은 이 과정이 실시간으로 이뤄집니다. 커뮤니케이션이 꼬이기 쉽고, 결국 다양한 최종 파일을 양산하게 됩니다.

이 문제를 해결하기 위해서는 무엇보다 체계적인 커뮤니케이션과 명확한 검수 단계가 필요합니다. 모든 이해 관계자들이 각 단계에서 무엇이 필요한지, 어떤 변경 사항이 있는지 명확하게 알고 있어야 합니다. 또한, 각 단계에서의 의사결정과 변경 사항을 기록하는 것이 중요합니다. 이는 향후 발생할 수 있는 오해를 방지하고, 효율적인 프로젝트 관리를 돕습니다.

다양한 도구의 활용

이를 위해 다양한 도구를 활용할 수 있습니다. 프로젝트가 크게 복잡하지 않다면 클라우드에 문서를 올리고, 실시간 코멘팅 기능을 가지고 있는 구글문서 등을 활용해서 코멘트를 주고 받을 수 있습니다. 만일 영상이라면 유튜브에 비공개로 영상을 올리고, 해당 링크로 코멘트를 받을 수 있는 방법도 있습니다. 하지만 이런 도구들은 크리에이티브 검수 과정에 특화된 서비스는 아니라 복잡한 프로젝트를 여러 인원이 진행하기에는 어려움이 있습니다. 영상이나 크리에이티브의 검수가 수시로 일어나는 작업환경이라면 해당 작업에 특화된 솔루션을 활용하시는 것을 추천드립니다.

진짜 최종 파일이 양산되는 것 자체를 막기 어렵다면 적어도 어떤 과정을 통해서 진짜 최종파일이 만들어졌는지, 어떤 파일이 정말 진짜 최종 파일인지 정도를 좀 더 간편하게 파악할 수 있다면 커뮤니케이션의 오류와 작업 과정의 실수를 줄일 수 있고, 결과적으로 "진짜 최종 파일"이 줄어드는 결과를 만들어갈 수 있습니다.